Privacyverklaring

Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van klanten, leveranciers en andere opdrachtnemers

Graag maken wij u er op attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk is om een eventuele overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren. Dat geldt zowel voor onze (potentiële) klanten als voor partijen bij wie wij zaken en/of diensten inkopen.

 

Onder de definitie persoonsgegevens verstaan wij alle benodigde gegevens zoals o.a. naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, emailadres, postadres, factuuradres, KVK-nummer, BTW nummer en bankrekeningnummer die nodig zijn om een bepaalde opdracht of dienst te kunnen uitvoeren.

 

Bent u een (potentiële) klant van ons, dan gebruiken wij uw gegevens om u een offerte te kunnen toesturen, te kunnen bepalen aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst dient te voldoen, zaken te kunnen leveren of werkzaamheden voor u te kunnen verrichten, te kunnen factureren en met u vlot en efficiënt te kunnen communiceren over de uitvoeringsaspecten van de overeenkomst.

 

Bent u een (potentiële) leverancier of andere opdrachtnemer dan zijn uw persoonsgegevens eveneens noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst. Bij inkoop is dat nodig om u te kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst wat ons betreft dient te voldoen, een offerte-aanvraag te kunnen toesturen of een bestelling bij u te kunnen plaatsen, uw facturen te kunnen betalen en vlot en efficiënt met u te kunnen communiceren over andere aspecten van de overeenkomst.

 

U bent niet verplicht om ons uw persoonsgegevens te verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan is het echter wel mogelijk dat wij aan de hiervoor genoemde werkzaamheden geen uitvoering kunnen geven.

 

Doorgifte aan derden

In verband met de uitvoering van een eventuele overeenkomst met u is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan partijen die onderdelen, materialen en producten aan ons toeleveren of in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren. Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze verkoop- en inkoopadministratie, waar uw persoonsgegevens een onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens worden om die reden aan onze provider van serverruimte verstrekt. Verder maken wij gebruik van Microsoft Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden.

 

Direct marketing

Als u regelmatig bij ons bestelt, zullen wij de door u opgegeven persoonsgegevens bewaren en gebruiken om u in de toekomst eventueel persoonlijk per e-mail op de hoogte te brengen van onze bestaande en nieuwe producten en diensten en u hier eventueel een aanbieding voor te doen. Wij hebben bij het gebruik van uw persoonsgegevens voor dit doel een gerechtvaardigd belang, namelijk het aan de man brengen van onze producten en diensten. Iedere keer dat wij u een eventuele reclamemailing sturen, heeft u de mogelijkheid ons te laten weten hier geen prijs meer op te stellen. Beantwoord de e-mail met daarin de tekst: ‘Ik wens geen reclamemailing meer te ontvangen.’ Bent u eenmalig klant bij ons, dan zullen wij u alleen reclameberichten toesturen als u ons daar vooraf uw toestemming voor heeft gegeven. Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website, worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn niet te herleiden tot u als persoon en dus geen persoonsgegevens.

 

Bewaarperiode persoonsgegevens

Indien u een offerte bij ons heeft opgevraagd maar u geen klant bij ons geworden bent, zullen wij uw gegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact verwijderen. Ook indien wij een offerte van u hebben ontvangen, maar wij geen klant van u zijn geworden, zullen uw persoonsgegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact worden verwijderd. Bent u wel klant bij ons geworden of wij bij u, dan zullen wij uw persoonsgegevens bewaren voor de duur van zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met u volledig is uitgevoerd. De periode van zeven jaar komt overeen met de periode waarbinnen wij verplicht zijn onze administratie te bewaren voor de Belastingdienst. Na afloop van deze periode zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen.

​

Beveiliging, datalek c.q. incidentenmanagement

Alhoewel door onze wijze van beveiliging van uw persoonsgegevens de kans op een datalek klein is, blijft dat altijd een mogelijkheid die voor kan komen, bijvoorbeeld als per ongeluk een hyperlink wordt aangeklikt van een onbetrouwbare bron. In dat geval wordt direct de netwerkkabel uit de computer verwijderd, de wifi-verbinding verbroken, de computer uitgezet en onze ICT-beheerder ingeschakeld.

​

Alle apparatuur die wij gebruiken voor de verwerking van persoonsgegevens is beveiligd met antivirus-, antispam en anti-phishing software en met firewall-beveiligingssoftware en –hardware. Onze website is voorzien van een SSL-certificaat, zodat uw gegevens –bijvoorbeeld bij het gebruik van een contactformulier – veilig verzonden kunnen worden via een versleutelde verbinding.

 

Uw rechten

U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander. Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot: EPM Metaaltechniek, Biesen 2, 5986 PC, Beringe, 0493 34 18 17 / info@epm-metaaltechniek.nl. Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met ons opnemen. Met dank voor uw medewerking.